Si l’on vous a confié l’organisation de votre séminaire d’entreprise, c’est que vous en avez les compétences. Néanmoins, cette tâche temporaire peut s’avérer quelque peu complexe et surtout chronophage. Découvrez en 5 étapes faciles comment vous pouvez organiser votre séminaire d’entreprise.
Plan de l'article
Définir le but et le type du séminaire
Vous pouvez déléguer à une agence compétente l’organisation d’un séminaire d’entreprise, à ceci près que vous devez au moins définir le type du séminaire. Un séminaire d’entreprise peut avoir plusieurs objectifs : cohésion d’équipe, intégration, team building, incentive et bien d’autres encore.
A lire en complément : Nous sommes tous chef de projet, mais tout le monde ne sait pas gérer un projet
C’est ce thème qui vous sert de point de départ pour choisir avec pertinence la destination, l’hébergement, les infrastructures et équipements utiles pour le bon déroulement du séminaire. Ce thème doit être le point clé de votre cahier de charge.
A lire également : Utiliser des modèles en gestion de projet
Chercher et trouver l’endroit idéal pour le séminaire
Rien qu’en France, vous avez des centaines de spots magnifiques pouvant accueillir vos équipes. Dans le choix de ces endroits, n’oubliez pas que le nombre de participants compte également. Outre la beauté du cadre et du paysage, notez qu’il est également très important de penser à l’infrastructure.
Pensez ainsi au type d’hébergement, mais également au genre de salles et d’équipements dont vos collaborateurs auront besoin. Néanmoins, salle de conférence, wifi et espace de travail doivent également rimer avec espace détente et activité ludique.
Prévoir la restauration et les autres prestations nécessaires
Les participants de votre séminaire doivent être hébergés. Il en est de même pour leur restauration. Si vous avez choisi un hôtel ou un chalet avec restaurant, le service pourrait être compris dans leur formule. L’organisation doit être effectuée au détail près surtout le plan synchronisation.
Dans le cas où vous auriez choisi un château ou un ranch en pleine campagne, l’engagement d’un service traiteur est peut-être à envisager. Plusieurs autres prestations comme le transport, l’organisation de soirée entreprise et de team building doivent également faire partie de votre planification.
Établir un budget précis pour le séminaire
Finalement, c’est surtout le budget qui déterminera le séminaire exact que vous pouvez vous permettre d’organiser. C’est là que cela se corse un peu si vous faites toutes les étapes vous-même. Vous avez alors à contacter tous les prestataires que vous connaissez et ceux que votre moteur de recherche vous présentera et comparer leurs offres une à une.
Vous pouvez faire plus simple en optant pour une plateforme de mise en contact. Tout ce que vous avez à faire c’est de remplir un formulaire de demande de devis en prenant soin de préciser les différentes modalités du séminaire que vous voulez organiser. Dans les heures qui suivent, vous avez plusieurs devis de plusieurs prestataires.
Finaliser l’organisation du séminaire
Avec les meilleures propositions en main, vous êtes à même de choisir le prestataire qui réponde au mieux à vos critères. Tout ce qu’il vous reste à faire c’est d’entrer en contact avec le prestataire de votre choix. Avant de signer le contrat pour la prestation, peut-être que vous pouvez revoir avec un conseiller différents éléments et négocier le coût du séminaire.